Ciclo PDCA ó Ciclo de Deming

Ciclo PDCA ó Ciclo de Deming; 

mejora de los procesos

El ciclo PDCA (plan-do-check-act) o ciclo PHVA (planificar-hacer-verificar-actuar) también conocido como espiral de mejora continua es uno de los pilares fundamentales para la planificación y la mejora de la calidad que se aplica en la familia de las normas ISO 9000, en normas sobre sistemas de gestión y en todo tipo de industrias. Representa una estrategia organizacional basada en la mejora continua de la calidad, consiste en cuatro etapas, con su implementación se busca lograr la calidad y la fiabilidad de los productos y servicios. Esta metodología fue desarrollada por Walter A. Shewhart, amigo y mentor de William E. Deming que lo enseñó en el Japón de los años 1950.

Este ciclo esta considerado como el modelo base para la mejora continua en las organizaciones. Es ampliamente conocido, el estándar ISO 9001 sobre gestión de la calidad guarda una estrecha relación con este ciclo.

El ciclo nos guía en la planificación de una acción, la ejecución controlada de lo planificado, para posteriormente revisar la diferencia entre lo ejecutado y lo planificado y ajustar desviaciones, en caso de ser necesario y finalmente estandarizar los procedimientos necesarios. Sin embargo, esto no termina allí, ya que el ciclo vuelve a empezar con una nueva planificación, esto se repite continuamente. De ahí que el ciclo conduzca a las organizaciones hacia la mejora continua.

A continuación, se describen de manera breve los cuatro etapa del ciclo PDCA:

PLANIFICAR

Se deben establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo a las expectativas del cliente y las políticas de la organización, las etapas principales de esta etapa son las siguientes:

• Análisis de la situación actual o diagnostico
• Identificar el problema / área de oportunidad
• Análisis del fenómeno (problema): es necesario analizar el problema para poder definir las actividades
• Análisis del proceso (identificar las causas)
• Plan de acción, elaborar planes de acción para llegar a las metas: en esta sección se pueden incluir los recursos necesarios.

En esta etapa se suelen realizar análisis cuantitativos, reuniones, etc. Todo lo requerido para así definir como mínimo actividades, responsables y tiempos, incluso los costos.

El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el diagrama de Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables sobre las actividades del plan de acción que les conciernen.

HACER

Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los parámetros establecidos (recursos, riesgos, tiempos, etc.)

Dependiendo de la magnitud del plan de acción, es recomendable asignar a una persona solo para el seguimiento de cada actividad y responsables.

Según la complejidad del plan de acción establecido se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o prueba piloto, para tener referencia del comportamiento de las acciones a gran escala.

Es común que en esta etapa existan ciertas desviaciones que irán en función del resultado de la ejecución de la actividad planeada.

VERIFICAR

En esta etapa se revisa y evalúa en que medida se cumplió lo planificado, ósea se hace una comparativa entre las actividades ejecutadas y las planificadas. También se define si con el plan de acción se consiguió el resultado esperado y se logró el efecto deseado (eficacia del plan).

La verificación se hace actividad por actividad o a nivel del cambio esperado que se planeo en el plan de acción.

Es recomendable ir evaluando la eficacia de las actividades mientras se va ejecutando el plan de acción, posteriormente realizar un análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis podemos emplear herramientas de calidad como Pareto, diagramas de correlación y hojas de comprobación.

En la etapa de verificación un plan de acción bien elaborado generara una lección aprendida.

ACTUAR

Es necesario actuar tomando en cuenta los resultados, las desviaciones entre lo planificado y lo realizado se abordan en esta etapa al cerrar las brechas evidenciadas en la verificación. En este paso se llevan a cabo las acciones necesarias para cerrar las brechas evidenciadas en a la verificación, durante esta etapa suelen surgir planes a futuro o recomendaciones.

En esta etapa se estandarizan, recopilan y documentan los procedimientos para su posterior difusión.

PHVA:

EL CICLO VUELVE A INICIAR. DE AHÍ QUE SE DENOMINE CICLO DE MEJORA CONTINUA.